Databehandlingspolitik
Poul Due Jensens Fond behandler persondata, bl.a. i forbindelse med udvikling af og opfølgning på Fondens filantropiske projekter, uddeling af priser og afholdelse af events.

Poul Due Jensens Fond (herefter Fonden) ønsker at opretholde et tæt og tillidsfuldt samarbejde med de personer og organisationer, vi kommer i direkte berøring med. Derfor bestræber vi os på at passe godt på de personlige oplysninger, som vi bliver betroet.

1. Beskyttelse af dit privatliv

Fonden sikrer rimelig og gennemsigtig databehandling i overensstemmelse med gældende regler om behandling af personoplysninger.

2. Dataansvar og kontaktoplysninger

Fonden er den dataansvarlige:

  • Poul Due Jensens Fond, Poul Due Jensens Vej 7, 8850 Bjerringbro
    Tlf. 8750 1245 | Skriv til Fonden

For så vidt angår afholdelse af Grundfosprisen er Fonden fælles dataansvarlig sammen med Grundfos:

  • Grundfos Holding A/S, Poul Due Jensens Vej 7, 8850 Bjerringbro,
    Tlf. 8750 1400 | Skriv til Grundfos

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os.

3. Vi behandler følgende oplysninger om dig

Vi behandler følgende kategorier af oplysninger om dig:

Projektpartnere, i forbindelse med fondsmidler til projekter (organisationer)
Almindelige personoplysninger, herunder kontaktoplysninger og CV for kontaktpersoner og ledende medarbejdere hos organisationen. For forskningsprojekter indhentes desuden offentligt tilgængelig information om patenter og tidsskriftartikler.

Ansøgere samt indstillede til Fondens priser og legater (private og organisationer)
Almindelige personoplysninger, herunder kontaktoplysninger, CV, baggrund for/oplysninger om indstillingen, CPR-nummer og kontonummer. I forbindelse med Grundfosprisen indhentes desuden offentligt tilgængelig information om patenter og tidsskriftartikler for de indstillede kandidater.

Deltagere ved arrangementer
Almindelige personoplysninger, herunder kontaktoplysninger inkl. stilling og organisation, skostørrelse (krav om sikkerhedssko ved rundvisninger på fabrikkerne) og evt. særlige krav til forplejning i forbindelse med arrangementer.

Medvirkende i Fondens kommunikationsaktiviteter (private og organisationer)
Almindelige personoplysninger, herunder kontaktoplysninger for kontaktpersoner hos organisationen samt foto- og videomateriale, hvori de medvirkendes identitet fremgår, herunder billeder, lydoptagelser, evt. udsagn og interviews mv.

Besøgende på hjemmesiden
IP-adresser, browseroplysninger, enhedsoplysninger, herunder enheds-id og øvrige cookiedata (besøgsdata), som kan være personoplysninger. Du kan i øvrigt læse mere om vores cookiepolitik her: Brug af cookies.

4. Formål og retsgrundlag for behandling

Vi behandler kun dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet.

4.1 Formål

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er følgende:

Projektpartnere i forbindelse med fondsmidler til projekter (organisationer)
Personoplysningerne indgår i første omgang i vurderingen af projektforslaget. Hvis projektet opnår støtte, behandler vi oplysninger med henblik på at overholde relevante lovkrav til opbevaring af dokumentation, f.eks. efter bogføringsloven eller skattelovgivningen. Endvidere kan oplysninger behandles med henblik på at dokumentere de projekter, som Fonden har støttet, herunder via Grundfos’ historiske afdeling.

Ansøgere samt indstillede til Fondens priser og legater (private og organisationer)
Personoplysningerne indgår i første omgang i vurderingen af indstillingen til den pågældende pris. Hvis du tildeles en pris eller et legat, behandler vi oplysninger med henblik på at overholde relevante lovkrav til opbevaring af dokumentation, f.eks. efter bogføringsloven eller skattelovgivningen. For prismodtageres vedkommende kan oplysninger behandles med henblik på at dokumentere prisvinderne gennem årene, herunder via Grundfos’ historiske afdeling.

Personlige legatansøgninger (private)
Personoplysningerne indgår i første omgang i vurderingen af din ansøgning om legat. Hvis legatet tildeles, behandler vi oplysninger med henblik på at overholde relevante lovkrav til opbevaring af dokumentation, f.eks. efter bogføringsloven eller skattelovgivningen.

Medvirkende i Fondens kommunikationsaktiviteter
(private og organisationer, herunder prisvindere, fondsmiddel- eller legatmodtagere, deltagende i arrangementer, mv.)
Almindelige personoplysninger kan benyttes i offentlig kommunikation om Fondens projekter og PR for Fondens priser og legater. Kommunikationsmaterialer kan ligeledes blive gemt i Grundfos’ historiske afdeling med henblik på dokumentation af Fondens og Grundfos’ aktiviteter gennem årene.

Besøgende på hjemmesiden
Dine data anvendes til optimering af hjemmesiden.

4.2 Retsgrundlag

Fondens retsgrundlag for behandling af dine oplysninger er følgende:

Projektpartnere i forbindelse med fondsmidler til projekter (organisationer)

  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser), hvor Fondens legitime interesse er at behandle oplysninger om projektpartnerne  med henblik på opfyldelse af Fondens formål.
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse), for så vidt angår Fondens pligt til at opbevare dokumentation med henblik på at overholde lovkrav.
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser), hvor Fondens legitime interesse er at sikre dokumentation af Fondens og Grundfos’ aktiviteter gennem årene.

Ansøgere samt indstillede til Fondens priser (private og organisationer)

  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser), hvor Fondens legitime interesse er at behandle oplysninger om modtagne ansøgere.
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse), for så vidt angår Fondens pligt til at opbevare dokumentation med henblik på at overholde lovkrav.
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser), hvor Fondens legitime interesse er at sikre dokumentation af Fondens og Grundfos’ aktiviteter gennem årene. CPR-numre opbevares ikke i denne sammenhæng.

Modtagere af Fondens priser og legater (private)

  • Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, vedr. CPR-numre (i forbindelse med indberetning til Skattestyrelsen af tildelte legater).
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse), for så vidt angår Fondens pligt til at opbevare dokumentation med henblik på at overholde lovkrav.
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser), hvor Fondens legitime interesse er at sikre dokumentation af Fondens og Grundfos’ aktiviteter gennem årene. Som beskrevet ovenfor opbevares der kun oplysninger til dette formål hvis relevant.

Deltagere ved arrangementer (private)

  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt), for at kunne opfylde en aftale med deltageren
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser), hvor Fondens legitime interesse er at gennemføre arrangementer.

Medvirkende i Fondens kommunikationsaktiviteter (private og organisationer)

  • Fonden indhenter underskrevne modelkontrakter i forbindelse med optagelse af fotos fra de støttede projekter, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke).
  • Deltagere i Fondens arrangementer, herunder Fondens prismodtagere, giver deres samtykke til anvendelse af billeder fra dagen ved tilmelding til arrangementet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke).

Besøgende på hjemmesiden

  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser), hvor Fondens legitime interesse er optimering af hjemmesiden.
  • Personoplysninger indsamlet ved hjælp af cookies behandles på grundlag af brugerens samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a.

5. Hvor stammer dine oplysninger fra?

  • For ansøgeres og projektpartneres vedkommende har vi modtaget oplysninger, som vi behandler om dig, via din ansøgning eller via en anden person i din organisation, eksempelvis hvis en anden person angiver dig som kontaktperson.
  • Oplysninger om indstillede til og vindere af Fondens priser og legater indhentes enten fra dig selv eller fra den person, der har indstillet dig til prisen.
  • I forbindelse med forskningsprojekter og Grundfosprisen indhenter vi information fra offentlige patent- og tidsskriftdatabaser
  • For arrangementsdeltageres vedkommende har vi modtaget oplysninger, som vi behandler om dig, via tilmeldingssystemet.
  • For deltagere i Fondens kommunikationsaktiviteter indhentes underskrevne modelkontrakter i forbindelse med optagelse af fotos fra de støttede projekter
  • Desuden indsamler vi information om dig via cookies på hjemmesiden. Læs mere om Fondens brug af cookies

6. Hvem har adgang til dine data?

Fonden samt relevante selskaber og afdelinger inden for Grundfos Koncernen (fx bogholderiet, rejseafdelingen, besøgsafdelingen og historisk afdeling) kan modtage og behandle de modtagne data. Herudover kan dine personoplysninger videregives til følgende i det omfang, at det er påkrævet:

  • Offentlige myndigheder, eksempelvis Erhvervsstyrelsen (som fondsmyndighed) eller Skattestyrelsen
  • Indberetning til Danmarks Statistik
  • Eksterne rådgivere, eksempelvis i forbindelse med vurdering af projekter og ansøgninger
  • Fondens revisor, advokater eller andre rådgivere
  • IT-leverandører som drifter og vedligeholder forskellige IT-løsninger for Fonden, herunder tredjeparter som bidrager til at optimere fondens hjemmeside (jf. Fondens cookie politik)
  • Kontakter på danske universiteter i forbindelse med studerendes deltagelse i Grundfosprisen.

Dine personoplysninger opbevares som udgangspunkt inden for EU’s grænser. Hvis vi benytter databehandlere i tredjelande, sker dette inden for rammerne af persondatareglerne.

7. Sletning

Vi opbevarer dine oplysninger, så længe det er relevant i forhold til formålet med behandlingen og lovgivning. Hvis vi behandler dine personoplysninger på grundlag af dit samtykke, sletter vi oplysningerne, hvis du trækker samtykket tilbage.

Fondens kriterier for at beholde dokumenter indeholdende persondata:

  • Fonden har en aktiv relation med organisation/personen
  • Dokumentet har historisk værdi, eksempelvis projektrapporter, priser og legater
  • Juridisk krav (eksempelvis dokumentation til brug for revision, modelkontrakter og andre aftaler)

Projektpartnere i forbindelse med fondsmidler (organisationer)
Ved modtaget bevilling bevares projektbeskrivelse og projektrapporter, da de er vigtige at opbevare af historiske og/eller forskningsrelevante grunde. Hvis et projekt ikke godkendes, opbevarer vi projektbeskrivelsen så længe vi har en aktiv relation med organisationen.

Ansøgninger og indstillinger til personlige legater og priser
Alle ansøgninger og indstillinger til Fondens priser slettes senest 18 måneder efter modtagelse.

Prisvindere
Fonden gemmer navn og eventuel kontaktinformation på alle legatmodtagere og prisvindere for eftertiden som historisk regnskabsmæssig dokumentation, ligesom vi forbeholder os ret til at bruge vindernes navne, fotos og video hvori de optræder i forbindelse med PR-aktiviteter for de priser de har vundet, medmindre de henvender sig med et specifikt ønske om at blive undtaget herfra.

Deltagere ved arrangementer
Vi opbevarer dine oplysninger i op til 13 måneder efter arrangementets afholdelse.

Medvirkende i Fondens kommunikationsaktiviteter (private og organisationer)
Underskrevne modelkontrakter bevares for eftertiden i Fondens billedarkiv sammen med de relevante billeder og videoer. Data heri slettes kun, hvis du selv kontakter os og beder os herom.

8. Dine rettigheder

Såfremt du ønsker at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte os gennem de kontaktoplysninger, som er oplistet under punkt 2. Din udøvelse af rettighederne kan være underlagt begrænsninger i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Ret til indsigt (personoplysninger)
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning af personoplysninger
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Når vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og behandlingen er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet. Denne ret indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som vi behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at trække samtykke tilbage
Hvis vi baserer vores behandling på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til Fondens behandling af dine personoplysninger helt eller delvist tilbage. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som Fonden har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Du kan i øvrigt læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du kan finde på www.datatilsynet.dk.

9. Klage

Såfremt du ønsker at klage over Fondens behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet
Adresse: Borgergade 28, 5, 1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefonnr.: + 45 33 19 32
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk